Data Governance: quanto conta avere una policy aziendale?

La Data Governance si configura come un insieme di politiche, procedure e standard che hanno l’obiettivo di garantire una gestione corretta e sicura dei dati all’interno di un’organizzazione. Di fatto, la governance dei dati, è una parte del Data Management.

Ma quanto conta per le aziende curare la Data Governance, attraverso policy, linee guida e strumenti efficaci e sicuri?  La risposta è: tantissimo. Infatti, una gestione attenta e condivisa permette di migliorare la qualità dei dati, ottimizzare il decision making e soprattutto, proteggere i dati dal rischio informatico.

 I 4 fondamenti della Data Governance efficace

 La Data Governance è costituita da tutta una serie ampia di attività strutturate, che coinvolgono la gestione dei dati per tutto il loro ciclo di vita. Si parte quindi dall’acquisizione allo storage dei dati, fino alla condivisione, all’analisi e all’eventuale eliminazione.

Se dovessimo indicare 4 fondamenti per una policy di governance dei dati efficace, sarebbero questi:

1. Garantire che i dati siano accurati aggiornati e affidabili: Data Quality;
2. Assicurarsi che i dati siano accessibili solo da utenti autorizzati e che siano adeguatamente protette da minacce informatiche interne ed esterne: sicurezza;
3. Implementare tutte le misure previste dalle normative per la protezione dei dati, come per es. Il GDPR: compliance;
4. Fornire indicazioni a tutti gli utenti coinvolti su come gestire i dati lungo tutto il loro ciclo di vita: policy.

Curare questi aspetti fondamentali è indispensabile per poter utilizzare davvero i dati come risorsa strategica che crea valore, ma anche per rispondere alle normative e per servire pienamente gli obiettivi di business.

Perché la governance dei dati è necessaria per le organizzazioni

Come abbiamo detto, avere una buona Data Governance non è importante solo per una questione di conformità normativa. Anzi, è essenziale per allineare gli obiettivi della business intelligence con gli obiettivi di crescita dell’azienda.

Elenchiamo una serie di vantaggi che le aziende ottengono quando implementano una data governance efficace, basandosi su policy aziendali condivise e su strumenti sicuri e affidabili:

1. Ottengono dati di qualità che consentono ai manager di prendere decisioni informate, basate su informazioni accurate e complete;
2. Riducono il rischio di violazioni e di perdite di dati, proteggendo sia le informazioni chiave a livello economico, che la reputazione aziendale;
3. Si assicurano di operare nel rispetto delle normative sulla privacy e sui dati, evitando sanzioni e multe;
4. Riducono gli sprechi di tempo e di lavoro causati da informazioni duplicate, errate o obsolete, migliorando i processi aziendali coinvolti nel progetto di analisi.

Qual è il ruolo delle policy di Data Governance per il personale

Le organizzazioni che analizzano i dati dovrebbero sempre stabilire delle policy che coinvolgano tutto il personale. Infatti, ogni dipendente dovrebbe le proprie responsabilità e i rischi legati all’uso dei dati, e dovrebbe avere il know how indispensabile per trattare i dati aziendali in modo appropriato.

Una policy di governance dei dati dovrebbe quindi definire regole chiare per l’accesso e l’uso dei dati: chi può accedere? Quali azioni può svolgere? Quali procedimenti seguire?

In questo contesto, la sicurezza dei dati deve essere la priorità. Le policy devono pertanto includere le linee guida su come proteggere i dati sensibili (password sicure, accesso da dispositivi autorizzati, gestione delle informazioni fuori dall’ambiente aziendale ecc).

A questo scopo l’azienda dovrebbe offrire una formazione regolare sulla data governance, per migliorare la data literature e la cultura della sicurezza. Ogni membro del personale dovrebbe essere consapevole dell’importanza delle procedure di sicurezza e delle best practice per gestire e condividere i dati in modo sicuro, ma anche del valore dei dati per la crescita del business.

Anche stabilire un codice etico per l’uso dei dati è utile per la data governance. Infatti, un’etica dei dati forte promuove anche una cultura di responsabilità, riducendo di conseguenza i rischi di violazione accidentale o intenzionale, ma anche di avere dati incompleti, duplicati, non corretti.

Cultura della Data Governance e tecnologie ad hoc

Come abbiamo visto, una Data Governance efficace richiede l’impegno di tutto il personale, non solo di chi si occupa di dati. Costruire una cultura aziendale orientata alla gestione dei dati è necessario, così come mettere tutte le risorse nella condizione di lavorare con i dati nel modo più efficace possibile.

Questo è possibile solo adottando strumenti ad hoc, usabili e sicuri, che permettono all’organizzazione di gestire fluidamente e senza interruzioni tutto il ciclo vita dei dati. L’insieme di strumenti di analytics adottati da un’azienda dovrebbe sempre funzionare in modo integrato e sinergico per evitare errori e perdite di tempo.

Solo abbinando policy e tecnologia è possibile avere un livello di data governance adeguato a proteggere l’azienda e i suoi dati.