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Musixmatch è la piattaforma di testi per le canzoni più grande al mondo per cercare e condividere i lyrics. Per intenderci, se ascoltando un brano su Spotify o Apple Music, oppure aggiungendo della musica a una storia su Instagram, puoi leggere i testi, è grazie a questa azienda bolognese, fondata nel 2010 e che oggi conta 50 milioni di utenti, più di 80 lingue e oltre 100 dipendenti. Ha sedi a Bologna, Londra e St. Francisco, con una community appassionata che arricchisce e corregge i lyrics contribuendo a migliorare l’esperienza musicale di milioni di utenti.
Se da un lato, la piattaforma fornisce testi ai siti e ai servizi partner, dall’altro tutela anche i publisher e gli autori titolari dei diritti, monitorando l’uso dei lyrics sui siti terzi.
Quindi non sarà una sorpresa se ti diciamo che un’organizzazione così deve analizzare costantemente un’enorme quantità di dati e che questo richiede l’impiego di architetture dati e software che non solo permettono al team di lavorare senza intoppi, ma anche di tirare fuori il potere dei dati.
Bene: stiamo per raccontarti la storia di come Musixmatch ha cambiato il suo approccio alla Data Visualization, scegliendo Tableau e Ecoh Media. Ce ne hanno parlato:
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Francesco Delfino
Co-founder e Chief Software Architect di Musixmatch
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Jessica Penalva e
Luca Russo
Data Analysts
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In breve
Come è cambiata la vita in Musixmatch grazie alla Data Visualization con Tableau?
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Il leadership team condivide e capisce immediatamente gli Insights, anche senza un background analitico
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Alcuni stakeholders hanno iniziato a usare la Self Service Analytics, rispondendo alle domande chiave per il business
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I report per i publisher sono automatizzati e personalizzati
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Gli stakeholders aziendali possono accedere alle dashboard anche da mobile: una spinta al lavoro flessibile e in mobilità
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I manager prendono decisioni basandosi su dati certi e non più su intuizioni, spesso fallaci
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Una grande quantità di dati da gestire
In azienda la Data Analytics è usata per due scopi: per l’analisi dei dati chiave per il business e per il monitoraggio KPI e reportistica. Puoi immaginare quanti dati gestisca una piattaforma come Musixmatch? Parliamo di dataset enormi, che spesso devono essere aggregati per essere ridotti a milioni di righe. Ogni giorno, infatti, la piattaforma deve gestire centinaia di milioni di datapoint dei testi.
Il problema di condividere i dati con gli stakeholders
In una situazione così complessa, per un utente sprovvisto di background tecnico analitico è difficile orientarsi tra i dati. Sono però informazioni preziose per gli stakeholders e per chi deve prendere le decisioni o monitorare gli obiettivi del business. Quindi cosa fare?
Il metodo più semplice e diretto per favorire la condivisione dei dati tra gli utenti business è la Data Visualization: se i dati sono condivisi in report grafici e comprensibili, le informazioni possono essere capite immediatamente da tutti coloro che rivestono un ruolo chiave in azienda e fuori, come i Publishers o gli autori che hanno accordi con Musixmatch.
Gestire i diritti e gli utilizzi dei servizi musicali è molto complesso: ci sono autori indipendenti, che fanno poco traffico ed hanno bisogno di una reportistica diversa rispetto ad esempio ai grandi servizi per i quali è più sensata una suddivisione macroscopica dei dati di utilizzo.
Inoltre, l’organizzazione del lavoro in Musixmatch punta sulla flessibilità e la mobilità, con risorse che hanno bisogno di accedere ai dati da smartphone o tablet, in maniera sicura e funzionale.
Quando l’azienda ha deciso di iniziare la data visualization l’obiettivo ormai era chiaro: rendere visibili e comprensibili per tutti i dati sui KPI. Ma quale strada andava percorsa per essere efficaci in un contesto così?
I primi approcci alla Data Visualization
Musixmatch aveva già predisposto delle infrastrutture e dei sistemi efficaci per gestire la loro enorme mole di dati. Ma nel primo approccio alla visualizzazione ha iniziato con sistemi più semplici, dalle app “fatte in casa” ai tools inclusi in alcuni servizi che avevano già in uso.
Queste prime soluzioni però hanno richiesto molto engineering a fronte di poca flessibilità nella presentazione. Quindi Musixmatch ha deciso di razionalizzare il lavoro, concentrandosi sulla gestione del data lake e iniziando a ricercare una soluzione già presente sul mercato per accelerare la creazione di dashboard intuitive, esplorabili e utili per raggiungere il loro obiettivo.
Il team ha valutato diverse opzioni, ma ogni prodotto era buono per alcuni aspetti mentre mostrava degli svantaggi per altri: poca flessibilità, scarsa accessibilità da mobile, la quantità limitata di dati, il modello di pricing. Le cose hanno preso una piega diversa quando la scelta è virata su Tableau.
Come è cambiata la musica con Tableau e Ecoh Media
L’aspetto che per primo ha convinto il team di Musixmatch a sperimentare Tableau è stata la facilità di integrazione con i sistemi di BI già in uso, unitamente al supporto multipiattaforma e alla possibilità di creare report e condividerli anche via mobile, con accessi differenziati in base ai permessi degli utenti. Rispetto alle altre soluzioni, Tableau era l’unica che non presentava nessun elemento di frizione rispetto alle aspettative di Musixmatch e aveva tutte le funzionalità che servivano: gestione, permessi, dati.
“Quando abbiamo valutato Tableau”, racconta Francesco Delfino, “siamo andati sul sito ufficiale, dove siamo stati indirizzati al Tableau Premier Partner Ecoh Media. Non avevamo mai avuto esperienza con Tableau in azienda, per questo abbiamo chiesto un pacchetto con una guida per strutturare l’architettura e scegliere le licenze. Ecoh Media ci ha aiutato in questa prima fase. Il sistema di licenze e pricing di Tableau, con la suddivisione in Creators, Explorer e Viewer, rispondeva anche ai criteri di flessibilità che stavamo cercando. Ecoh Media ci ha anche indirizzati nei percorsi di formazione con Tableau, tanto che ora alcuni stakeholders stanno già usufruendo dei vantaggi della self service analytics per interrogare i dati, rispondere ai quesiti critici e prendere decisioni. La scelta di Tableau e la consulenza di Ecoh Media hanno reso fattibili le nostre idee”.
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In breve
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L’obiettivo
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Condividere i dati e i KPI con tutti gli stakeholders, con esigenze molto differenziate e permettendo l’accesso da mobile e il lavoro flessibile
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La strategia
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La Data Visualization, per condividere dati in forma di report grafici facilmente comprensibili da tutti gli stakeholders
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Il problema
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Ogni tool di Data Visualization presentava uno svantaggio: poca flessibilità, non integrabile con i sistemi BI in uso, non accessibile da mobile ecc
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La soluzione
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Il software Tableau e la consulenza di Ecoh Media hanno permesso a Musixmatch di trasformare le buone idee in fatti
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L’analisi dati e il monitoraggio dei KPI oggi
Oggi Musixmatch utilizza Tableau sia come tool di analisi che come tool di monitoraggio dei KPI e di reportistica. La reportistica è differenziata in base agli obiettivi:
- per i responsabili, vengono create dashboard desktop-only con tanti filtri, che possono essere esplorate incrociando i dati per cercare di capire e decidere quali sono gli elementi da tenere sotto controllo e quali saranno i prossimi passi da fare;
- per gli altri stakeholders, la reportistica divulgativa è sempre esplorabile e interattiva, ma semplificata, con un layout maneggevole e fruibile da mobile.
Molte cose che prima venivano eseguite a mano in codice, come ad esempio i rapporti mensili per il publisher, ora sono fatte automaticamente dalla dashboard.
“Ci siamo trovati bene, perché abbiamo raggiunto l’obiettivo di rendere visibile tutto in modo facile e comprensibile. Vediamo che tutti gli stakeholders riescono ad avere una comprensione esaustiva dei dati, una volta che hanno capito come usare la piattaforma”, racconta Jessica Penalva, che svolge il ruolo di touch point tra il team di analisti e gli stakeholders.
Mentre il Data Analyst Luca Russo aggiunge: “Usiamo molte funzionalità di Tableau particolarmente utili, come email e alert per tenere gli utenti sempre aggiornati sui KPI di loro interesse”.
I prossimi obiettivi da raggiungere
Il primo e più ovvio sviluppo nell’utilizzo di Tableau sarà quello di creare più dashboard e estendere in azienda l’uso della Data Visualization. L’obiettivo più ambizioso e più sostanziale sul quale il team di Musixmatch sta lavorando con Ecoh Media è però quello di embeddare Tableau nei portali: “abbiamo un sito in cui i clienti accedono ai contenuti e ad una reportistica semi automatizzata, statica. L’idea che abbiamo invece è di fare l’embedding di Tableau nel portale clienti. Stiamo valutando con Ecoh Media come raggiungere questo obiettivo”.
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Il consiglio alle aziende che non fanno BI
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“Per noi essere data-driven è una scelta naturale perché dobbiamo gestire un’enorme quantità di dati per svolgere il nostro lavoro”, spiega il co-founder di Musixmatch. “Ma proprio perché gestiamo e analizziamo tutti questi dati, ci siamo resi conto che le previsioni fatte di pancia molto spesso vengono smentite dai fatti. Si dà molto spazio all’intuizione, ma l’intuito funziona solo a metà. Solo i dati forniscono il supporto necessario a fare previsioni corrette”.
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